Verbesserter Dateiupload in SAP Analytics Cloud und eine Alternative

Trotz der leistungsstarken Funktionen moderner Planungstools wie der SAP Analytics Cloud (SAC) bleibt Microsoft Excel oft ein Liebling der Fachabteilungen. In unseren Projekten sehen wir immer wieder, dass ein Upload von Werten in die Planungsapplikation gefragt wird. SAP erkennt diesen Bedarf an und entwickelt die Upload-Funktion immer weiter. In diesem Beitrag sehen wir uns die neuesten Entwicklungen in SAC und eine Alternative an.

Use-Cases: Wenn Offline-Planung auf integrierte Unternehmensprozesse trifft

Der Wunsch nach einem einfachen Upload von offline geplanten Daten ist ungebrochen. Dabei gibt es mehrere Szenarien, in denen Excel als vorgeschaltetes Werkzeug einen Mehrwert bietet. So kann Excel für komplexe Nebenrechnungen oder individuelle Kalkulationen dienen, deren Logik noch nicht im System abgebildet ist. Das Endergebnis wird anschließend in SAC hochgeladen und steht für weitere Planungsschritte zur Verfügung.

Ein weiterer Vorteil ist die Offline Verfügbarkeit. Planer können ihre Daten während Reisen oder an Orten ohne stabilen Internetzugriff in Excel vorbereiten und anschließend in die zentrale Planungsapplikation hochladen. Auch externe Zulieferer oder Tochtergesellschaften ohne Systemzugriff können ihre Plandaten in standardisierten Excel-Vorlagen liefern.

Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, hat SAP zunächst ein Custom Widget herausgebracht, welches wir im Artikel "SAP Analytics Cloud File Upload Custom Widget – Ein Tool mit Potenzial" vorgestellt haben. Etwas später wurde der Dateiupload als SAC Standard eingeführt. Wir haben die Funktionen im Beitrag "Der neue Dateiupload in SAP Analytics Cloud und seine Möglichkeiten" ausführlich getestet. Nun bringt SAP eine weitere Verbesserung heraus. Die neue Option Teilmenge der Daten bereinigen und ersetzen sorgt dafür, dass der Datenstand im System nach dem Upload exakt dem Excel-File entspricht, indem veraltete Einträge, die in der neuen Datei fehlen, automatisch entfernt werden. Dabei können Sie den Umfang der zu bereinigenden Daten selbst bestimmen.

Welche Probleme werden mit dieser Verbesserung adressiert?

Bisher gab es beim Upload von Dateien nur zwei Optionen. Die bestehenden Daten konnten entweder überschrieben oder mit den neuen Daten addiert werden. In beiden Fällen blieben Daten, die nicht in der Datei waren, aber bereits im System existierten, ungewollt stehen.

Mit der neuen Funktionalität Teilmenge der Daten bereinigen und ersetzen kann nun die gesamte Version oder ein spezifischer Datenbereich automatisch gelöscht werden. Wenn der Upload ausgeführt wird, prüft das System die in der Datei enthaltenen Daten des definierten Bereichs und löscht sie automatisch.  Damit ist es nicht mehr nötig, den Löschvorgang mühsam über Datenaktionen zu steuern, die keinen Zugriff auf den Inhalt der Datei hatten.

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Betrachten wir zur Verdeutlichung das folgende Beispiel. SAP Analytics Cloud enthält Daten für die Buchungskreise Germany und USA sowie jeweilige Produkte.

Da es nicht unser Ziel ist, fügen wir über Umfang hinzufügen die Dimension Buchungskreis hinzu. Wenn wir anschließend den Dateiupload ausführen, prüft das System die in der Datei enthaltenen Daten auf vorhandene Werte für die Dimension Buchungskreis. Da Datensätze für den Buchungskreis 1000 (Deutschland) vorhanden sind, führt das System zunächst eine Löschaktion für alle Datensätze dieses Buchungskreises in der Zielversion durch und lädt anschließend die Daten aus der Datei in das System. Daten, die auf anderen Buchungskreisen gebucht wurden, bleiben unangetastet. Das nachfolgende Bild zeigt das Ergebnis.

Der wesentliche Vorteil ist, dass der Datenbestand nach dem Upload exakt der Datei entspricht. Veraltete Einträge, die in der neuen Datei fehlen, werden automatisch entfernt. 

Bei der Option Ersatzumfang können Sie auch mehrere Dimensionen angeben. Wenn Sie beispielsweise Datum und Region zum Ersatzumfang hinzufügen, werden Dateneinträge ersetzt, die mit den Datumsangaben und Regionen in der hochzuladenden Datei übereinstimmen. Alle anderen Datensätze bleiben unverändert.

Mit der neuen Funktion schließt SAP eine kritische Lücke im Upload-Prozess. Was bisher oft zu Dateninkonsistenzen führte oder komplexe Workarounds über Datenaktionen erforderte, lässt sich nun mit einer simplen Einstellung lösen.

Die Alternative

Trotz der verbesserten SAC-Funktionalitäten stoßen Fachabteilungen bei reinen Upload-Szenarien oft an Grenzen. Ein häufiges Hindernis bei der Arbeit mit Excel-Uploads ist die Datenvalidierung. Fehler wie Tippfehler in den Stammdaten oder falsche Formatierungen werden oft erst erkannt, nachdem der Import bereits fehlschlug, was nachträgliche Korrekturen erforderlich macht. Zudem muss immer noch die IT-Abteilung involviert werden, um die Upload-Prozesse überhaupt erst einzurichten oder auftretende Fehler zu beheben, was die Fachabteilungen in ihrer Flexibilität einschränkt.

Unser Partner NextTables hat eine Lösung für genau diese Probleme. NextTables erlaubt es den Anwendern aus dem Fachbereich, Daten direkt in SAP Datasphere zu pflegen, sodass diese sofort in SAP Analytics Cloud zur Verfügung stehen. Neben der intuitiven Benutzeroberfläche bietet NextTables weitere Vorteile wie die Validierung der Datensätze in Echtzeit. Ein integrierter Fehlerbericht zeigt Ihnen die fehlerhaften Stellen in den Daten visuell an. Darüber hinaus ist es den Benutzern möglich, fehlerhafte Daten sofort zu korrigieren. 

Bei SAC dagegen sind die fehlerhaften Sätze nur als CSV Download verfügbar. Die Datensätze müssen in der Quelldatei korrigiert und die angepasste Datei erneut hochgeladen werden. Darüber hinaus vermissen wir bei SAC wir eine Statusanzeige, die bei NextTables den Fortschritt des Uploads anzeigt. Ein weiteres Manko bei SAC ist die Performance. Die Validierung der Stammdaten nimmt unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch. Gerade bei kleinen Datenmengen fällt es negativ auf.

Unser Fazit: Ein Schritt zu einer zuverlässigeren und stärker gesteuerten Planungsintegration

Die neue "Bereinigen und Ersetzen"-Funktion in SAP Analytics Cloud ist ein wichtiger Schritt für Szenarien, in denen Excel unverzichtbar bleibt, etwa bei komplexen Offline-Kalkulationen. Wenn Ihr Ziel jedoch ist, Prozesse zu straffen, die Datenqualität proaktiv zu sichern und manuelle Schritte zu eliminieren, bietet NextTables eine überzeugende Alternative.

In diesem Artikel zeigen wir nur einen Ausschnitt der Möglichkeiten, die NextTables bietet. Wenn Sie detaillierte Implementierungsansätze, bewährte Konfigurationsmethoden und praxisnahe Projekterfahrungen kennenlernen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit unseren Experten auf. Wir teilen unsere weiterführenden Einblicke und besprechen mit Ihnen, wie sich diese Ansätze optimal an Ihre individuelle Planungslandschaft anpassen lassen.