Die manuelle Eingabe von Daten in eine Datenplattform mag auf den ersten Blick kontraintuitiv erscheinen, da alle Daten aus integrierten Datenquellen stammen, oder? Nun, wenn Sie schon länger in der datengesteuerten Welt arbeiten, haben Sie sicher schon festgestellt, dass integrierte Datenquellen nicht alle für das Reporting erforderlichen Daten enthalten.
Geschäftsabteilungen verfügen oft über eigene Datensilos in Form von Excel-Tabellen oder Sharepoints, wodurch die Möglichkeit ausgeschlossen ist, die Daten in das Dashboard zu integrieren und für das Reporting zu nutzen. Die Pflege dieser provisorischen “Datenbanken” kostet meist mehrere Personentage im Monat, da die Geschäftsabteilungen in der Realität auf die manuelle Eingabe ihrer Daten angewiesen sind.
Integration, Data Governance, Sicherheit und Effizienz sind immer die Leidtragenden dieser Notwendigkeit.
Der Bedarf an Dateneingabe belastet die IT
Fachabteilungen benötigen Dateneingaben und werden ihre eigenen „Lösungen“ finden, wenn ihnen keine angeboten werden.
Die IT-Abteilung hat also nur zwei Möglichkeiten:
1. Manuelles Hochladen der Geschäftsdaten
Eine Möglichkeit besteht darin, die Excel-Datei jeden Monat über ein gemeinsames Laufwerk an die IT-Abteilung weiterzuleiten. Ein IT-Mitarbeiter muss dann stundenlang die Datei manuell in ein Format umwandeln, das die Datenplattform versteht. Nach erfolgreicher Fertigstellung muss eine manuelle Validierung durch das Unternehmen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Daten tatsächlich korrekt sind. Im Falle von Fehlern beginnt der Prozess von vorne.
Dies ist anfällig für Fehler während des Konvertierungsprozesses, und es findet keine automatische Validierung statt, was das Risiko eines hohen zusätzlichen Aufwands mit sich bringt und somit noch mehr IT-Overhead verursacht, als ohnehin schon vorhanden ist.
Außerdem ist es sehr unsicher, da potenziell vertrauliche Daten auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert werden und durch die Hände vieler Personen gehen.
Vor allem aber ist es in keiner Weise skalierbar. In einem Unternehmen mit Dutzenden Geschäftsabteilungen, die ihre Daten täglich und nicht monatlich hochladen müssen, ist dies für die IT einfach zu viel Aufwand und Stress.
Also was tun?
2. Entwickeln einer maßgeschneiderte Lösung für die Geschäftsanforderungen
Um dies zu automatisieren, könnten Sie eine Web App entwickeln, über die die Geschäftsbereiche ihre Dateien selbst hochladen können. Die Verarbeitung der Dateien würde jedoch eine Menge Spaghetti-Code erfordern, um die Umwandlung der Dateien vollständig zu automatisieren, sodass die richtigen Daten extrahiert werden und die Geschäftslogik weiterhin gültig ist. Auf den ersten Blick scheint dies die perfekte Lösung zu sein, aber das Hauptproblem ist nach wie vor die Skalierbarkeit:
Wird jedes Mal eine App programmiert, wenn es einen neuen Anwendungsfall gibt? Das würde viel Entwicklungsaufwand erfordern. Was ist außerdem, wenn das Unternehmen zusätzliche Funktionen in der Web App wünscht? Alle Apps müssten aktualisiert werden. Oh, und was ist mit Berechtigungen?
Es wird klar, dass es sehr schnell kompliziert wird, sobald man sich mit den Details einer solchen Implementierung befasst.
Aber was nun?
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Geschäftsabteilungen haben oft keine Self-Service-Option
Eine moderne Geschäftsabteilung und ihr Management sind auf datengestützte Entscheidungen angewiesen. Dazu benötigen Sie aktuelle, sachlich korrekte Daten, auf die Sie jederzeit zugreifen können. Zusätzlich zu den Daten, die Sie von Plattformen erhalten, verfügen Sie über Daten in der Abteilung, die nicht in der Plattform enthalten sind. Benutzerdefinierte Gruppen für Dimensionen und zusätzliche KPIs sind die häufigsten Fälle.
Diese werden meist in Microsoft Excel-Dateien gespeichert, die auf einem gemeinsamen Laufwerk liegen, da dies zumindest zu Beginn die einfachste und effizienteste Möglichkeit für Geschäftsabteilungen ist, mit Daten umzugehen.
Da die Daten der Abteilung neben den Daten der Datenplattform angezeigt werden müssen, werden die Plattformdaten heruntergeladen und in Excel zusammengeführt.
Auf diese Weise hat die Geschäftsabteilung in ihrer Excel-Datei eine Single-Source-of-truth geschaffen, auf der das Management seine Entscheidungen basiert. Man könnte dies auch als Schattenkopie der Datenplattform bezeichnen.
Wenn Reporting benötigt wird, kann ja einfach ein PowerPoint-„Bericht“ auf der Grundlage dieser Datei erstellt werden.
Oft wird dies von einem technisch versierten Power-User erledigt, der Makros und andere Techniken verwendet, von denen seine Kollegen noch nie gehört haben. Wenn diese Person krank wird oder das Unternehmen verlässt, hat die Abteilung ein großes Problem mit der Wartung.
Mit der Zeit sammeln sich diese Dateien in den Abteilungen an und bringen Komplexität und einen enormen Aufwand für die Wartung mit sich.
Sicherheit und Vertraulichkeit werden bei diesen Dateien und gemeinsam genutzten Laufwerken oft stark vernachlässigt. Zeilenbasierte Berechtigungen oder Real-Time-Reports sind in Excel ebenfalls keine wirklich verfügbaren Konzepte.
All dies gilt auch für ähnliche „Lösungen“ wie eine Abteilungs-Sharepoint oder lokale PowerBI-Lösungen.
Aber was wäre, wenn Geschäftsabteilungen ihre Daten direkt und in Echtzeit auf den Datenplattformen bearbeiten könnten, auf denen sie gemäß der Datenstrategie des Unternehmens gespeichert sein sollten?
Um diese Frage zu beantworten, haben wir in den letzten Jahren NextTables für SAP BW entwickelt und werden mit unserer neuen Generation von NextTables die manuelle Dateneingabe mit automatischen Validierungen und Stammdaten-Unterstützung für SAP Datasphere, PostgreSQL, Databricks und mehr für den Einsatz in Unternehmen verfügbar machen.
NextTables bringt die manuelle Dateneingabe dorthin, wo sie hingehört
Mit unserer webbasierten App NextTables können Fachabteilungen ihre Daten einfach hinzufügen, bearbeiten, kopieren, löschen und natürlich in die bereits vom Unternehmen betriebenen Datenplattformen hochladen. Wir haben einen skalierbaren Ansatz gewählt, sodass NextTables für viele Anwendungsfälle sofort einsatzbereit ist, ohne dass eine individuelle Programmierung erforderlich ist.
Die IT-Abteilung kann die Datenverwaltung durch die Einrichtung von Berechtigungen auf Objekt- und Zeilenebene sicherstellen.
Jede Änderung an den Daten der Abteilung wird sofort und in Echtzeit in den Berichten angezeigt. Im folgenden Beispiel ordnet der Geschäftsanwender ein Produkt einer anderen Gruppe in SAP Datasphere zu, und das Ergebnis ist in Echtzeit in der SAP Analytics Cloud Story sichtbar. Da Sie Webseiten in SAC Stories einbetten können, muss der Benutzer nicht einmal die Webseite wechseln:
Interessiert? In einer kommenden Blog-Reihe werden wir uns mit verschiedenen Anwendungsfällen befassen, in denen die manuelle Dateneingabe von entscheidender Bedeutung ist.
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