Massendaten im SAP Analytics Cloud Excel Add-in effizient verarbeiten

In den letzten Jahren hat sich die Analytics-Welt enorm weiterentwickelt. KI-gestützte Analysen revolutionieren den Umgang mit Daten. SAP Business Data Cloud bringt eine nahtlose Integration mit Databricks und eröffnet neue Möglichkeiten für Machine Learning. Doch inmitten all dieser Innovationen gibt es eine Konstante, die sich hartnäckig behauptet - Microsoft Excel.

Ob es nun um Finanzplanung, Analysen oder Kalkulationen geht - Excel ist und bleibt das bevorzugte Werkzeug für Millionen von Business-Anwendern weltweit. Die vertraute Oberfläche sowie die Flexibilität der Tabellenkalkulation sind nicht einfach zu ersetzen.

SAP hat diesen Bedarf erkannt. Mit BEx Analyzer, Analysis for Office und nun mit SAP Analytics Cloud, Add-in for Microsoft Excel hat SAP Lösungen herausgebracht. Diese ermöglichen es Anwendern, direkt in ihrer gewohnten Excel-Oberfläche auf eine konsolidierte Datenbasis zuzugreifen. So wird ‚One Version of the Truth‘ sichergestellt.

Allerdings stieß das Add-in bei großen Datenmengen, um 1.000.000 Zellen,  an seine Grenzen. Sobald Berichte diese Größe erreichten, startet das Add-in neu. Es war für massive Datenexporte schlichtweg nicht ausgelegt. 

Massenmodus einschalten

Nun hat SAP den Massenmodus herausgebracht, der Analysen mit bis zu 10 Millionen Zellen ermöglicht. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie den Massenmodus nutzen können und was Sie dabei beachten müssen. 

Den Wechsel in den Massenmodus können Sie ganz einfach über das Kontextmenü der Tabelle vornehmen. 

Wenn der Massenmodus aktiv ist, wird unterhalb des Tabellennamens ein Hinweis in Klammern angezeigt. Sie können jederzeit zwischen Standard- und Massenmodus hin- und herwechseln. 

Der Massenmodus erzeugt eine performance-optimierte Tabelle speziell für große Datenmengen und beschränkt sich dabei auf die wesentlichen Analysefunktionen. In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie die Gegenüberstellung vom Standard- und Massenmodus.

Somit kann das SAC Add-in mit Analysis for Office mithalten. Zwar gilt bei Analysis for Office eine Standardgrenze von 500.000 Zellen. Allerdings können Sie den Parameter ResultSetSizeLimit auf -1 setzen, damit die im BW-System unter BICS_DA_RESULT_SET_LIMIT_MAX definierten Werte verwendet werden.

Jedes Mal, wenn Sie den Aufriss der Tabelle ändern, wird die Anzeige aktualisiert, und die Werte werden neu berechnet. Bei großen Datenmengen kann dies einige Zeit dauern. Wenn Sie mehrere Dimensionen hintereinander zum Aufriss hinzufügen, empfiehlt es sich, die automatische Aktualisierung zu deaktivieren. So vermeiden Sie unnötige Ladezeiten.

Alternativ können Sie die Aktualisierung vor dem Einfügen der Tabelle pausieren, in den Massenmodus wechseln und den gewünschten Aufriss festlegen. Wenn Sie die Tabelle anschließend aktualisieren, werden alle benötigten Daten auf einmal geladen.

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Performance vergleichen

Der Massenmodus ist auf höhere Performance ausgelegt. Allerdings wird der Unterschied zum normalen Modus erst ab mehreren hundert Tausend Zellen signifikant. Um die Performance zu messen und zu vergleichen, können Sie das Performance-Profiling aktivieren. 

Wechseln Sie dazu im Designbereich zu Arbeitsmappe (Workbook) und wählen Sie Benutzereinstellungen aus. Wählen Sie anschließend unter Performance-Profiling die Option Aktivieren aus. Nun wird ein zusätzlicher Reiter angezeigt, der die Performance Informationen enthält.

Die Herausforderung: Grenzen bei großen Datenmengen

Allerdings gibt es auch einige Einschränkungen, die beachtet werden müssen. Der Funktionsumfang ist im Massenmodus auf das Wesentliche reduziert. So ist zum Beispiel Planung und Dateneingabe nicht möglich. Allerdings kommen Planungsprozesse mit Millionen von Zellen in der Praxis kaum vor. Normalerweise findet die Planung auf einer aggregierten Ebene statt.

Auch bei der Optik gibt es Abstriche. Formatierungsoptionen wie Zahlenformate oder auch bedingte Formatierung stehen nicht zur Verfügung. Zudem müssen Sie auf Datenpunktkommentare und berechnete Kennzahlen verzichten. Auch steht die Funktion Zielen/Spalten hinzufügen nicht zur Verfügung.

Darüber hinaus ist es im Massenmodus momentan nicht möglich, Eigenschaften bzw. Attribute der Dimensionen anzuzeigen. Diese Einschränkung wird jedoch ggf. in der Zukunft behoben, da es eine sehr wichtige Funktionalität in der täglichen Arbeit mit Daten darstellt. Als Workaround können Sie zuerst die Attribute einblenden und anschließend in den Massenmodus wechseln.

Massendaten mit SACs Add-in für Excel verarbeiten: Unser Fazit

Der neue Massenmodus im SAP Analytics Cloud Add-in for Microsoft Excel schließt eine wichtige Lücke. Wo früher bei einer Million Zellen Schluss war, sind nun Analysen mit bis zu 10 Millionen Zellen möglich. Für Anwender, die regelmäßig mit großen Datenmengen arbeiten, ist das ein echter Gewinn. 

Wir empfehlen Ihnen, den Massenmodus gezielt für große Datenexporte und umfangreiche Reports zu nutzen. Für interaktive Analysen, Planung oder formatierte Berichte bleibt der Standardmodus die bessere Wahl. Die Möglichkeit, zwischen beiden Modi zu wechseln, gibt Ihnen dabei die nötige Flexibilität.

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